一、指导思想

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市民帮困互助基金会章程》的规定，特制定本制度。

二、归档范围

根据《中华人民共和国档案法》规定：档案是指过去和现在所从事政治、社会、经济、文化、科学等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定定期向本基金会档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

三、归档要求

根据文件资料形成的规律和特点，保持文书资料之间的有机联系，区别不同类别，不同形式进行归档。立卷归档要便于保管和利用。

1、归档的文书资料要完整、齐全、清洁，资料页数完整、连续，不遗漏、不残缺；

2、归档文书要有条理，凡归档文件、资料，均按其不同特征组卷（以事件为主），保持其内在联系。立卷时，要求将同一主题、同一文件、同一会议材料立在一起。卷宗内排列，要求将文件正本与附件、印件与定稿、请示与批复统一立卷，不应分散。不同年限，不同保管期限要分开立卷；

3、案卷装订采用三孔一线方法。装订整齐、牢固，封面书写字迹要求规范、清晰、美观；

4、每宗案卷都要填写简明确切的标题。案卷内有目录备考表、案卷号要明晰；

5、案卷装订后要排列秩序，编制案卷目录一式两份，由移交部门和档案工作人员签名，作为案卷归档凭证，由移交部门和档案工作人员各留存一份。

四、归档时间

集中归档一般于第二年的6月底前完成。各业务部门和业务工作人员将需要归档的文书资料整理立卷后，向档案工作人员移交，正式装订归档。如涉及机密重要文件资料，应于办理完毕立即立卷归档。

五、档案使用

要充分发挥档案在实际工作中的作用。捐赠人和相关部门如需借阅档案，应办理借阅手续，写明借阅时间、原因、案卷号及借阅人。经秘书长同意后，方能借阅。使用完毕应及时归还，并办理归还手续。

六、档案管理

1、严格遵守档案管理制度。档案工作人员必须忠于职守，加强对档案的保管与保密。

2、档案橱柜要有防盗、防火、防光、防霉与防尘设施。每半年检查一次档案的保管情况，包括档案数量、完整情况、排列顺序、案卷借出、归还情况，以及防护措施和设备安全。如发现问题应及时采取措施，确保安全。

3、要维护档案的完整与安全，如发现档案遗失、泄密，要及时查明原因，报告理事长。

4、档案工作人员要严格遵守保密守则，对机密档案要按规定范围提供利用。

                                上海市民帮困互助基金会

                                二00七年十月十七日